L'e-commerce de mode Gibon digitalise son entrepôt en Slovénie

Gibon : des tenues pour chaque jour de la semaine

Basée à Ljubljana (Slovénie), Gibon est un e-commerce de mode présent dans plus de 20 pays européens. Sur sa boutique en ligne (Manzara ou Elegrina, selon le pays), les clients accèdent à un vaste catalogue de produits : environ 10 000 références comprenant des vêtements, de la lingerie, des maillots de bain, des chaussures et divers accessoires.

• Année de création : 2015
• Effectif : 35
• Présence internationale : Belgique, Tchéquie, Croatie, Slovaquie, Espagne, Hongrie, Italie, Lituanie, Pologne, Portugal, Roumanie entre autres.

« Nous avons mis en œuvre le logiciel de gestion Easy WMS dans notre entrepôt dans le but d’optimiser les opérations » explique Gregor Rančnik, PDG de la boutique en ligne Gibon, e-commerce spécialisé dans le prêt-à-porter, et dont la chaîne d’approvisionnement est complexe avec des opérations exigeantes. Dans son entrepôt de 1 500 m² à Ljubljana (Slovénie), l’entreprise gère 10 000 références différentes et prépare approximativement 3 000 commandes par jour (jusqu’à 6 000 en haute saison), livrées à des clients dans toute l’Europe.

Ces dernières années, la boutique a vu ses ventes décoller. « Entre 2020 et 2021, nous avons connu une croissance de 80 % et d’ici à 2022, nous prévoyons d’augmenter notre chiffre d’affaires de 50 %. Pour y parvenir, nous avons élargi notre offre de produits, tout en lançant une puissante campagne publicitaire », indique Gregor Rančnik, PDG de Gibon.

L’avenir semble prometteur : l’entreprise s’est fixé comme objectif d’expédier jusqu’à 10 000 commandes par jour. Pour booster sa croissance, ses opérations logistiques doivent être efficaces et ses marchandises livrées dans les plus brefs délais.

Logistique manuelle

Avant, toute la gestion des marchandises et l’organisation des opérations de l’entrepôt de Gibon étaient effectuées manuellement. Les opérateurs enregistraient dans l’ERP Pantheon les articles reçus et les commandes expédiées.

Le fonctionnement de la logistique de Gibon pouvait être amélioré, notamment au niveau de la préparation des commandes. C'est d'ailleurs l’un des processus clés de cet entrepôt, puisqu’elle représente 85 % du temps de travail. Chaque matin, les bons de livraison avec les commandes à traiter étaient imprimés et distribués au personnel de l’entrepôt. Les opérateurs parcourraient ensuite l’entrepôt pour préparer les commandes une par une.

« Les opérateurs avaient des difficultés à retrouver les produits. Notre entrepôt comprend trois étages et les articles d’une même commande peuvent être répartis sur différents niveaux. En conséquence, les travailleurs devaient parcourir de longues distances pour traiter une seule commande », confie le PDG de Gibon.

En raison du rythme de travail intense et du nombre de commandes et de références dans l’entrepôt, il était évident qu’une gestion manuelle de l’entrepôt n’était plus adaptée. « Le risque d’erreurs était trop élevé et les opérations étaient lentes et inefficaces », ajoute Gregor Rančnik.

Gibon est arrivé à la conclusion qu’elle devait améliorer ses processus logistiques et a sollicité la coopération de l’entreprise technologique Špica. « Nous voulions mettre en œuvre un logiciel qui nous aiderait à optimiser les opérations dans notre entrepôt. L’équipe de Špica, composée d’experts en solutions technologiques pour la chaîne d’approvisionnement, a proposé un système capable de répondre à nos besoins logistiques », explique M. Rančnik.

Logistique digitale

Après avoir analysé les opérations de Gibon, Špica a choisi le système de gestion d’entrepôt Easy WMS de Mecalux. Ce logiciel avancé permet de gérer la logistique de cet e-commerce et d’augmenter la productivité des opérations d’entrepôt.

Grâce à la gestion digitalisée, les bons de livraison ne sont plus imprimés. Les opérateurs utilisent des terminaux radiofréquence pour suivre les instructions d’Easy WMS en temps réel : le logiciel leur indique où localiser chaque article et la quantité à retirer. Cela a permis de réduire les déplacements des opérateurs et d’accélérer les expéditions de marchandises.

« Easy WMS a amélioré notre façon de travailler, notamment parce qu’il assigne des tâches spécifiques à chaque opérateur et qu’il contrôle leur bonne exécution. L’une des difficultés rencontrées lorsque le nombre de commandes a commencé à augmenter a été l’embauche de nouveaux employés. Un temps de formation était nécessaire pour apprendre à effectuer les tâches dans l’entrepôt. Avec le logiciel Mecalux, recommandé par Špica, les nouveaux sont opérationnels dès le premier jour, et ils sont donc beaucoup plus productifs qu’auparavant. La productivité du reste du personnel a également augmenté, et de façon spectaculaire, environ 30 %, grâce à une meilleure répartition des marchandises et à la traçabilité des opérations. Aussi, nous prévoyons une hausse supplémentaire de la productivité, une fois le système parfaitement maîtrisé par les opérateurs », déclare Gregor Rančnik.

Avec Easy WMS, Gibon a optimisé les opérations de son entrepôt, de la réception des marchandises à leur expédition en passant par la préparation des commandes.

Réception des marchandises

« Chaque mois, nous recevons deux conteneurs maritimes en plus des 100 kg de marchandises envoyées chaque jour de Chine par les fournisseurs », explique M. Rančnik.

La réception est capitale dans tout entrepôt, car elle influe sur toutes les autres opérations. Dans l’entrepôt de Gibon, l’organisation efficace des marchandises entrantes facilite considérablement la préparation des commandes.

La digitalisation a accéléré les réceptions de marchandises. Les opérateurs n’ont plus besoin de noter un par un les produits qui arrivent. Désormais, il leur suffit de scanner les codes-barres avec les terminaux pour qu'ils soient automatiquement saisis dans la base de données d'Easy WMS.

L’essor du commerce électronique ayant entraîné un pic des retours, Gibon avait également besoin d’une gestion efficace de la logistique inverse. Près de 20 % des articles reçus chaque jour sont des retours clients. Dans ce cas, à la lecture du code-barres, Easy WMS indique aux opérateurs la marche à suivre avec la marchandise retournée. Conformément à la politique de retour de Gibon, si les articles sont en bon état, ils sont remis en stock.

Stockage et contrôle des stocks

Easy WMS se base sur des algorithmes et des règles paramétrables pour attribuer un emplacement de stockage à chaque article en tenant compte de ses caractéristiques et de sa rotation. « Les produits sont stockés par catégorie. Par exemple, les meilleures ventes sont le plus souvent situées à des endroits accessibles pour faciliter leur stockage et leur retrait », précise Gregor Rančnik. Une fois tous les produits identifiés, Easy WMS conçoit un itinéraire qui optimise le déplacement des opérateurs pour la remise en stock des produits dans les rayonnages.

Une autre amélioration constatée dans l’entrepôt de Gibon concerne le contrôle des stocks. Avec les changements saisonniers, il était parfois difficile pour l’e-commerçant de suivre rigoureusement ses produits. Avec Easy WMS, en revanche, l’inventaire est permanent, c’est-à-dire que la quantité de marchandises est tenue à jour en temps réel, ce qui permet un contrôle strict du stock.

Préparation des commandes

« Avec Easy WMS, nous pouvons faire face à l’augmentation du nombre de commandes de ces dernières années. Les opérateurs apprennent à utiliser le logiciel de gestion en un rien de temps. Le système est si intuitif qu’en suivant ses instructions, les travailleurs sont beaucoup plus rapides et ne font pas d’erreurs », se félicite M. Rančnik.

Aujourd’hui, plus aucun bon de livraison n’est imprimé ni distribué aux opérateurs. A la place, Easy WMS organise et répartit automatiquement le travail. Les opérateurs consultent leur terminal radiofréquence et savent quelles commandes préparer et où trouver les articles demandés.

Depuis qu’ils utilisent Easy WMS, les opérateurs sont passés de la préparation d'une seule commande à la possibilité d'en traiter jusqu'à 32 simultanément et en un seul passage dans l’entrepôt.

De plus, grâce à l’organisation efficace des marchandises et au contrôle des stocks en temps réel, les opérateurs ne doivent plus changer d’étage aussi souvent qu’avant. Ils peuvent effectuer le picking à un étage et traiter les 32 commandes en un minimum de temps. Cette nouvelle méthode de travail permet à Gibon de préparer jusqu’à 6 000 commandes par jour en haute saison.

Consolidation et distribution des commandes

Dans la zone de consolidation, équipée de huit postes de travail, chaque opérateur peut apporter jusqu'à 32 commandes à consolider. Les travailleurs de ces postes vérifient la composition de chaque commande et qu’aucune erreur n’a été commise. Ensuite, elles sont emballées, étiquetées et triées en fonction de l’agence de livraison.

Easy WMS a simplifié la création et l’impression de la documentation nécessaire aux transporteurs tout en éliminant les erreurs. Ces documents comprennent des informations essentielles aux transporteurs sur l’expédition et le contenu des colis.

Enfin, le logiciel supervise le regroupement et le tri des commandes emballées et étiquetées par agence de livraison. L’organisation de ce processus est essentielle pour Gibon, qui travaille avec une multitude d’agences pour expédier ses marchandises aux milliers de clients qui achètent ses produits dans 20 pays d’Europe.

Un stockage optimisé

L’e-commerce Gibon, spécialisé dans le prêt-à-porter, a franchi un cap vers la transformation digitale, améliorant considérablement ses processus et contrôlant la traçabilité de ses 10 000 références. Grâce au logiciel de Mecalux, l’entrepôt est parfaitement organisé et les opérateurs sont plus rapides et productifs, pouvant préparer jusqu’à 6 000 commandes par jour.

Easy WMS est un logiciel évolutif et flexible qui peut être adapté aux besoins changeants de Gibon. Il permet à l’entreprise de tirer parti de toutes les ressources de son entrepôt pour préparer et distribuer efficacement un nombre croissant de commandes.

Easy WMS a complètement transformé notre façon de travailler. Le logiciel attribue et distribue les tâches aux opérateurs de manière beaucoup plus efficace. Nous sommes entièrement satisfaits car c’est un système très intuitif et très facile à utiliser. Les opérateurs ont amélioré leurs performances et ont appris à l’utiliser en très peu de temps.