Un entrepôt omnicanal de 70 000 références

De grandes marques à des prix compétitifs

A chaque saison, des milliers de clients renouvellent leur garde-robe avec les dernières tendances en matière de chaussures, pantalons, pulls, vestes et T-shirts proposés par Espace des Marques. L'entreprise vend des articles de mode des principales marques du marché à un prix compétitif, sur son site web (espace-des-marques.com), des marketplaces et son réseau de magasins.

Créée en 2007, Espace des Marques n'a cessé de se développer depuis. Elle a commencé avec un seul magasin de 30 m² à Jard-sur-Mer et compte aujourd'hui huit magasins dans toute la France. S'appuyant sur une stratégie omnicanal, les perspectives d'avenir de l'entreprise sont prometteuses. Dans les années à venir, elle souhaite ouvrir davantage de magasins et promouvoir la vente en ligne afin de diversifier ses canaux de vente, en servant un nombre toujours plus important de clients, et ce dans les plus brefs délais.

Une nouvelle logistique pour une nouvelle garde-robe

Johan Legrand, fondateur et PDG d'Espace des Marques, explique que « ces dernières années, nous avons augmenté notre chiffre d'affaires et, par conséquent, le nombre de références et de commandes, grâce à notre stratégie d'ouverture de nouveaux magasins et de développement de notre site web. Si la problématique principale était le manque de place dans notre précédent entrepôt, c’est aussi la nécessité d'optimiser le rangement et le picking, la notion de gain de temps et de productivité, qui nous ont conduits au changement. »

Auparavant, toutes les opérations étaient réalisées manuellement, à l’aide de crayons et de papier, depuis la distribution des marchandises jusqu'à la préparation des commandes. Le stockage des marchandises est une des principales opérations de tout entrepôt. Son optimisation était également un des objectifs à atteindre pour Espace des Marques, car une bonne organisation accélère les autres processus.

Monsieur Legrand se souvient de l'ancienne organisation de l'entrepôt, « Nous avions une numérotation alphabétique des allées et organisions les produits en fonction des marques : l'allée A était réservée pour une marque spécifique, l'allée B pour une autre, etc. Cependant, cela nous a causé de nombreux problèmes, notamment parce que le volume de produits pour certaines marques ne rentrait pas entièrement dans la même allée, nous obligeant à stocker une partie à d’autres endroits. La localisation de ces produits reposait uniquement sur la mémoire des opérateurs, et lorsque l'un d'entre eux était absent, il était très difficile de retrouver les articles recherchés. Des erreurs de tailles, de couleurs des articles pouvaient arriver, car les articles n'étaient pas identifiés avec des codes EAN. ».

Au niveau de la préparation de commandes, de nombreuses améliorations étaient possibles. Vincent Beaufreton, responsable du développement, déclare : « Nous avions une liste imprimée utilisée par les opérateurs pour récupérer les références nécessaires à la composition de chaque commande. Cependant, ils pouvaient passer beaucoup de temps à en localiser certaines. C'était une opération très fastidieuse. ».

Déterminée à changer et à s'améliorer, Espace des Marques a ouvert en 2019 deux nouveaux entrepôts de 2 700 m² , tous deux à La Boissière-des-Landes, dans lesquels sont stockées 70 000 références, et où sont préparées et expédiées toutes les commandes, tant pour les magasins physiques (hors ligne) que pour leur site web (en ligne).

« Au départ, l'un des entrepôts était réservé aux commandes en ligne et l'autre servait à approvisionner les magasins. Notre logistique évolue rapidement. L’organisation des entrepôts, entre notre emménagement et maintenant, a déjà été remaniée. Nous avons spécialisé les entrepôts avec des processus dédiés », explique le responsable du développement. Désormais, l'un d'entre eux est destiné aux chaussures et l'autre aux vêtements. « Si une commande contient à la fois des textiles et des chaussures, les articles sont préparés dans les deux entrepôts séparément, puis regroupés dans l'un des deux », ajoute-t-il.

Pour équiper ces entrepôts, l'entreprise a compté sur la collaboration de Mecalux car, selon Johan Legrand, « ils nous ont fait une proposition de solution globale qui incluait les systèmes de stockage, de transport et de gestion. Nous ne voulions qu'un seul et unique fournisseur pour l’installation de toutes les solutions dans les deux entrepôts. Enfin, nous avons eu entièrement confiance en l'équipe projet de Mecalux. Lorsque vous réalisez un projet d'une telle envergure, il est indispensable de s’entourer des meilleurs professionnels et de personnes de confiance et compétentes »..

Les deux entrepôts sont équipés de rayonnages pour picking avec passerelles qui forment trois étages. « Avec ces nouveaux entrepôts, nous avons trouvé la solution au manque d'espace en l’exploitant d’une meilleure façon. Nous avons triplé notre surface de stockage. Ensuite, il restait une problématique : comment déplacer les marchandises entre les différents étages », se souvient Vincent Beaufreton. Pour résoudre ce problème, Mecalux a installé un circuit de convoyeurs pour bacs et un élévateur qui communiquent entre les différents niveaux de l'entrepôt et accélèrent la circulation des marchandises.

« Notre défi suivant était la gestion des stocks », déclare M. Beaufreton. L'entreprise avait vraiment besoin d’un outil spécialisé dans la gestion logistique. Avec un logiciel de gestion d'entrepôt (WMS), elle aurait un meilleur contrôle de ses stocks et réduirait les erreurs. Elle a ainsi choisi d’installer Easy WMS de Mecalux en mode On-Premise et le module Gestion et Préparation des expéditions multi-transporteurs, spécialement conçu pour accélérer les processus d'emballage, d'étiquetage et d'expédition des commandes.

Des rayonnages avec passerelles : solution idéale pour le e-commerce

Les deux entrepôts d’Espace des Marques sont équipés de rayonnages pour picking sur lesquels s'appuient des allées surélevées. Cette solution présente les avantages suivants :

• Utilisation de la hauteur : la surface utile de stockage a été triplée pour accueillir un plus grand nombre d'articles.
• Accès direct : les marchandises peuvent être facilement manipulées, ce qui se traduit par des tâches de stockage et de préparation de commandes rapides.
• Polyvalence : les emplacements de stockage sont adaptés à la grande variété de produits disponibles, des boîtes à chaussures aux différents modèles et tailles d'un grand volume de vêtements.
• Moins de mouvements : un circuit de convoyeurs relie les différents étages de l'entrepôt jusqu’à la zone de consolidation. Ainsi, les opérateurs n’ont plus à parcourir tout l'entrepôt pour préparer les commandes et travaillent uniquement dans la zone qui leur est attribuée.

Une gestion avancée grâce à un WMS

Espace des Marques a implanté Easy WMS de Mecalux dans ses deux entrepôts avec un objectif très clair : organiser, contrôler et optimiser les produits et les opérations, ainsi que gagner du temps et éliminer les erreurs.

La mise en service du WMS s'est faite en deux étapes et avec un an d'écart : d'abord un entrepôt, puis l'autre. Dans le deuxième entrepôt, l’installation d'Easy WMS a été réalisée à distance en raison de la crise sanitaire et de la pandémie de COVID-19. Pendant le confinement et afin de garantir une sécurité maximale aux équipes opérationnelles d'Espace des Marques et de Mecalux, les préparatifs, la formation, les tests et les réglages ont été réalisés grâce aux différentes technologies de communication à distance.

« La bonne installation d’Easy WMS était une étape importante car c’était complètement nouveau pour nous et nous avions de nombreuses questions sur la manière dont cela serait réalisé, mais aussi sur le fonctionnement du logiciel. Comme, l’équipe technique de Mecalux nous a accompagnée avant, pendant et après l’implantation, tout s'est parfaitement et rapidement déroulé. Nous avons facilement pris en main le WMS et toutes ses fonctionnalités », déclare Vincent Beaufreton.

Easy WMS a été intégré à l'ERP XL Soft et la plateforme e-commerce PrestaShop d'Espace des Marques pour assurer un échange de données optimal, nécessaire aux différentes opérations des deux entrepôts. La coordination entre l'ERP et le WMS est essentielle pour disposer, en permanence, de la marchandise nécessaire au service proposé, et éviter les ruptures de stock.

« Nous avons appris à utiliser Easy WMS en travaillant avec au quotidien. Notre retour d’expérience est positif, c'est un bon outil qui répond à nos besoins », déclare le responsable du développement chez Espace des Marques.

Easy WMS intervient dans toutes les opérations des deux entrepôts, de la réception des marchandises envoyées par les fournisseurs à l’expédition des commandes aux clients :

La réception des marchandises
« Avec Easy WMS, le contrôle du stock est plus précis et le nombre d’erreurs a considérablement diminué, par rapport à la gestion manuelle qui était en place auparavant. Cet outil nous permet de sécuriser la gestion de nos stocks », affirme Vincent Beaufreton.

« Les réceptions sont l'un des domaines où nous avons constaté la plus grande amélioration : nous sommes deux fois plus rapides qu'avant », se réjouit Vincent Beaufreton. Chaque jour, chaque opérateur reçoit en moyenne 1 000 articles à identifier et à contrôler (en été, ce chiffre peut atteindre 2 000). « Avant Easy WMS, un opérateur pouvait traiter, au maximum, 500 articles », précise-t-il.

L'identification et le contrôle des marchandises sont essentiels pour le bon fonctionnement du reste des opérations de l'entrepôt. « Avant, par exemple, on pouvait acheter 100 T-shirts et n'en recevoir que 80. En ne vérifiant pas systématiquement, par manque de capacité, les commandes reçues de nos fournisseurs, il pouvait s'écouler des semaines, voire des mois, avant de constater les écarts, de sorte que nous ne pouvions plus remonter à l'origine de l'erreur », explique Vincent Beaufreton.

Une fois les produits identifiés, le WMS les classe selon qu'il s'agisse de chaussures ou de textiles, et leur attribue un emplacement en fonction de différents critères : référence, modèle, taille, rotation, etc. Easy WMS organise les marchandises dans les deux entrepôts d'une manière logique qui optimise les déplacements des opérateurs et, en même temps, facilite les tâches de stockage et de préparation des commandes.

Préparation des commandes
« Depuis que nous avons ouvert ces deux entrepôts, nous avons ouvert quatre autres magasins et doublé notre activité sur le web », déclare Vincent Beaufreton.

Grâce à la bonne répartition des marchandises, à l'organisation des opérateurs et aux indications d'Easy WMS, environ 8 000 commandes peuvent être expédiées par semaine, tant à destination des magasins physiques que des clients ayant acheté sur espace-des-marques.com ou une marketplace.

Lors de la préparation des commandes, chaque opérateur se voit attribuer un étage de la mezzanine où il collecte, dans des bacs plastiques, les produits qui composent les commandes. Il les place ensuite sur le convoyeur. Le convoyeur transporte les bacs jusqu'à l'élévateur qui les fait descendre au niveau inférieur, jusqu'à la zone de consolidation.

Lorsqu'il s’agit de commandes internet, les préparateurs suivent la méthode de regroupement des commandes, qui consiste à préparer plusieurs commandes en même temps au cours d'un même chemin de picking. Ils suivent les instructions précises d'Easy WMS, qui leur indique où aller, quel article localiser et combien en prélever.

En revanche, lorsque les commandes concernent l'approvisionnement des magasins, chaque opérateur se voit attribuer une commande (un magasin). Comme les commandes sont plus importantes et comprennent un grand nombre de lignes, chaque opérateur prépare la partie de la commande qui correspond à sa zone. Ainsi, 5 ou 6 opérateurs peuvent travailler simultanément sur la même commande.

« Nous n'avons toujours pas de statistiques sur la manière dont nous avons réduit les erreurs dans la préparation des commandes. Ce que nous savons, c'est que le taux de retour de nos clients en ligne a largement diminué. Et les retours actuels ne sont pas nécessairement dus à une erreur, mais plutôt à des changements de tailles, de couleurs, de modèles, etc. », souligne Vincent Beaufreton.

Consolidation et expéditions
Une fois les produits arrivés dans la zone d'expédition, Easy WMS les organise et les classe selon l'ordre auquel ils correspondent et en tenant compte de leur destination : les magasins ou les clients en ligne.

Le module Gestion et Préparation des expéditions multi-transporteur enclenche ensuite le processus d'emballage et guide les opérateurs en leur indiquant les articles à emballer et ceux à regrouper dans un ou plusieurs colis. « Nous avons tellement amélioré ce processus que nous avons éliminé les erreurs d'expédition », se réjouit le responsable du développement.

Le module sait à l'avance quel transporteur distribuera chaque commande, permettant d’imprimer l’étiquette personnalisée pour chacune d'elles, qui comprend la destination et le numéro de suivi (celui utilisé par les clients pour suivre leurs commandes). « Cela nous a fait gagner beaucoup de temps dans la préparation et l'expédition des commandes », ajoute Vincent Beaufreton.

Le module de Gestion et Préparation des expéditions multi-transporteurs est également connecté avec les agences de transport qui livrent les commandes de l'entreprise (Chronopost, Colissimo et son propre camion de livraison) pour en accélérer leur expédition et éviter les erreurs. Lorsque le transporteur arrive à l'entrepôt, il connaît déjà le nombre de colis qui composent l'envoi, et n'a donc plus qu'à les prendre et les charger dans le camion. « Avec nos nouveaux processus, la mécanisation et le WMS, nous pouvons expédier 3 fois plus de commandes avec le même nombre d'opérateurs. », explique M. Beaufreton.

Toute l'organisation des envois est conçue pour que les commandes soient expédiées dans les plus brefs délais. Vincent Beaufreton nous donne quelques précisions : « Colissimo collecte les commandes deux fois par jour : à 7h30 et à 15h30. Les commandes passées l'après-midi et le soir sont les premières à sortir avec la livraison du matin. Nous privilégions également les commandes provenant d'Amazon et des clients Premium de notre site web avec une livraison en 24 heures par Chronopost »..

La dernière tendance en matière de gestion numérique

Espace des Marques dispose de deux entrepôts à La Boissière-des-Landes, avec des opérations rapides et performantes pour servir le plus grand nombre de clients possible. Grâce à la solution globale installée par Mecalux, composée de rayonnages avec passerelles, de convoyeurs pour bacs, du système de gestion d'entrepôt Easy WMS et du module Gestion et Préparation des expéditions multi-transporteurs, elle peut désormais expédier trois fois plus de commandes qu'auparavant avec les mêmes ressources.

Espace des Marques a augmenté la productivité de sa chaîne logistique dans l’objectif de renforcer ses perspectives de croissance. Selon Johan Legrand, « Notre plan stratégique de développement à vision 2024 vise à ouvrir une vingtaine de magasins en France et à dépasser les 10 millions de chiffre d'affaires sur le web. La prochaine étape sera le développement international, nous devons donc commencer à étudier les expéditions vers des pays comme l'Allemagne. Nous prévoyons également de livrer jusqu'à 4 000 articles/jour en août, notre mois le plus chargé ».

Pour y parvenir, il est indispensable que la logistique soit agile et que les processus soient optimisés. Les deux entrepôts de La Boissière-des-Landes se distinguent par leur gestion et leur performance. Le WMS connaît l'emplacement exact des 70 000 références et gère les tâches de stockage et de préparation des commandes avec précision pour éviter tout risque de défaillances.

Johan Legrand - Fondateur et PDG d'Espace des Marques
« Mecalux nous a fait une proposition de solution globale qui incluait les systèmes de stockage, de transport et de gestion. Nous ne voulions qu'un seul et unique fournisseur pour l'installation de toutes les solutions dans les deux entrepôts ».

Avantages pour Espace des Marques

• Contrôle et traçabilité : le WMS connaît l'emplacement exact des 70 000 références dès leur réception à l'entrepôt, et les organise de manière logique pour faciliter le travail des opérateurs.
• Triplement du nombre de commandes expédiées : l’agencement de l'entrepôt et l'organisation des opérations accélèrent la préparation et l'expédition de 8 000 commandes chaque semaine.
• Optimisation des ressources : l'entreprise a augmenté la productivité de ses réceptions, de la préparation des commandes et des expéditions avec le même nombre d'opérateurs.