Gestion digitalisée de la logistique médicale

Medis-M : la santé des citoyens au premier plan

Basé à Maribor, en Slovénie, Medis-M est un grossiste spécialisé dans les médicaments et les équipements médicaux destinés aux pharmacies, aux hôpitaux et aux maisons de retraite. La santé des citoyens est prioritaire pour Medis-M, c’est pourquoi elle dispose d’un large catalogue de dispositifs médicaux des premières marques pour répondre aux besoins les plus exigeants des professionnels de la santé.

• Année de création : 1996
• Clients : +300
• Nombre de références : 3 330

La logistique dans le secteur médical est complexe et de plus en plus exigeante. En effet, un enjeu de taille est derrière la chaîne d’approvisionnement des acteurs du secteur : la santé des personnes. La mondialisation, les exigences commerciales et légales obligent les entreprises comme Medis-M à peaufiner leurs opérations afin d’offrir au client un service qui se distingue.

À Maribor, la deuxième ville de Slovénie, le grossiste en matériel médical Medis-M a décidé de donner un coup de fouet à son activité à l’aide du logiciel Mecalux. Rok Krsnik, responsable logistique, explique pourquoi l’entreprise a décidé de moderniser ses processus : « Lorsque nous avons observé une hausse du volume de commandes et d’expéditions, nous avons réalisé le besoin d’améliorer notre service. Nous devions nous moderniser ».

Pour Medis-M, la gestion de ses 3 330 références est l’un des processus clés de son quotidien : « Nous voulions avoir un contrôle strict de l’état des stocks », explique Rok Krsnik. Les médicaments et les produits médicaux nécessitent un traitement spécialisé pour garantir leur intégrité et une consommation sans risque. Il est donc essentiel que les articles soient identifiés en permanence mais aussi de suivre leur traçabilité pour pouvoir les stocker dans les conditions optimales.

Avant de digitaliser l’entrepôt, Medis-M gérait les marchandises manuellement. Dans la zone de réception, les opérateurs notaient le numéro de lot et la date de péremption de chaque article réceptionné sur un bon de livraison, puis saisissaient les informations dans l’ERP. « Ce processus était chronophage et entraînait un risque d’erreur élevé, d’autant plus que certains produits sont très semblables », souligne Rok Krsnik.

L’un des défis auxquels font face les entreprises pharmaceutiques est d’assurer la distribution rapide afin de respecter des délais de livraison serrés. « Un autre processus que nous voulions améliorer est la préparation des commandes », ajoute le responsable logistique. En effet, la performance des opérations de picking a un impact direct sur la satisfaction client.

L’entrepôt de Medis-M est divisé en deux zones : une de 310 m² où sont déposés les petits produits et une deuxième de 564 m² pour les articles volumineux. Dans les deux zones, les opérateurs récupèrent les articles qui composent les commandes et les regroupent ensuite dans la zone de consolidation. Mais à cause d’un manque de coordination entre les deux zones, certaines commandes restaient incomplètes en attendant la réception des produits, avant d’être distribuées aux pharmacies, aux hôpitaux et aux maisons de retraite.

Digitalisation de la logistique

Medis-M était convaincue que la meilleure manière de suivre les marchandises et les processus était d’avoir recours aux technologies numériques. « Avant, nous gérions notre logistique à l’aide d’un ERP, mais nous recherchions un produit plus sophistiqué, spécialement conçu pour développer la productivité des opérations d’entrepôt », précise Rok Krsnik.

L’entreprise a ainsi décidé de digitaliser sa logistique à l’aide d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) afin de bénéficier d’une traçabilité totale des produits et, en même temps, de pouvoir prendre des décisions visant à améliorer les opérations. Medis-M a fait appel à l’entreprise technologique Špica puisque, selon Rok Krsnik, « elle est experte en solutions numériques pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement ». Après avoir étudié les besoins logistiques de Medis-M, Špica a proposé d’installer Easy WMS, le logiciel de logistique développé par Mecalux et mis en œuvre dans plus de 1 000 installations dans 36 pays. « Ils nous ont garanti qu’il s’adapterait aux particularités de notre activité », déclare Rok Krsnik.

Easy WMS a été intégré à l‘ERP de Medis-M pour permettre l’échange de données et d’informations entre les deux systèmes, et ce en vue d’une meilleure performance opérationnelle. Grâce à la connexion entre les deux logiciels, Easy WMS connaît tous les détails des produits et communique à l’ERP les actions effectuées sur chaque article en temps réel. Depuis l’installation d’Easy WMS, Medis-M a vu la productivité de son entrepôt augmenter de 36 % et les erreurs de préparation de commandes diminuer de 51 %.

Gestion opérationnelle avec Easy WMS

« L’une des caractéristiques d’Easy WMS que nous apprécions le plus est sa capacité de contrôle des processus pour minimiser le risque d’erreur. C’est un système de gestion très intuitif et convivial. Les nouveaux arrivants parviennent à se servir d’Easy WMS en très peu de temps », explique Rok Krsnik.

Le logiciel de Mecalux intervient dans tous les processus de l’entrepôt de Medis-M, de la réception des marchandises à la distribution des commandes aux clients.

• Réception. Lorsque les produits sont réceptionnés des fournisseurs en Slovénie, en Allemagne ou aux États-Unis, les opérateurs en scannent le code-barres à l’aide de leurs terminaux mobiles, de sorte qu’ils sont automatiquement enregistrés dans le système. « Le travail dans la zone de réception est désormais plus facile : les opérateurs n’ont plus qu’à scanner le code-barres des articles », explique Rok Krsnik. Grâce à son intégration à l’ERP, Easy WMS enregistre les attributs logistiques de chaque produit.
• Stockage. Easy WMS attribue un emplacement aux articles. Pour établir la stratégie de slotting, le logiciel s’appuie sur des règles et des algorithmes qui tiennent compte de variables telles que le numéro de référence ou les dimensions. « Nous gérons les marchandises selon le critère FEFO, c’est-à-dire que l’on extrait en premier l’article qui va se périmer en premier », explique Rok Krsnik.
• Contrôle des stocks. Grâce à l’identification des produits dès leur réception, Easy WMS peut contrôler et organiser l’ensemble des marchandises. Le système évalue le nombre d’articles reçus et expédiés pour déterminer le nombre d’unités disponibles de chaque référence. Easy WMS organise ensuite l’approvisionnement, en notifiant à l’ERP les quantités à acheter auprès des fournisseurs afin de garantir le stock lors du picking.
• Préparation des commandes. Les commandes sont préparées par regroupement et par zones. « Un opérateur travaille uniquement dans la zone qu’Easy WMS lui a attribuée. Sur le même itinéraire, il y prélève les produits composant différentes commandes », indique le responsable logistique. Dans le cas où une commande comprend des articles provenant des deux zones de l’entrepôt, Easy WMS lance sa préparation immédiate dans les deux zones afin que les produits soient rassemblés au plus vite dans la zone de consolidation. Easy WMS indique aux opérateurs comment préparer chaque commande, en leur précisant l’emplacement où se rendre, les articles concernés et la quantité à en extraire.
• Consolidation. Dans la zone de consolidation, les marchandises provenant de différentes zones de l’entrepôt sont regroupées et emballées avant d’être envoyées au client final. Lorsqu’ils suivent les instructions d’Easy WMS, les opérateurs non seulement trient les articles, mais aussi ils vérifient l’absence d’erreurs de préparation des commandes.
• Expéditions. Medis-M expédie plus de 2 000 commandes par mois à ses clients basés en Slovénie. Dans la zone d’expédition, les commandes sont organisées en fonction de l’adresse de livraison. Les opérateurs scannent simplement le code-barres des commandes et suivent les instructions d’Easy WMS pour charger le camion correspondant sans erreurs.

Rapidité et traçabilité

Easy WMS est un logiciel doté de nombreuses fonctionnalités permettant à Medis-M de réussir une logistique avancée, capable de s’adapter aux évolutions de l’activité. La traçabilité des produits est l’une des améliorations les plus remarquables que l’entreprise ait connues. Un contrôle des stocks strict réduit le risque d’erreurs dans les opérations et permet de suivre les marchandises en permanence jusqu’à la livraison des commandes aux clients.

Le logiciel de Mecalux est conçu pour augmenter la productivité de Medis-M et accélérer les opérations clés telles que la préparation des commandes. « Easy WMS optimise les itinéraires des opérateurs dans l’entrepôt pour qu’ils parcourent les distances les plus courtes possibles », signale Rok Krsnik.

La clé du succès de Medis-M, c’est une chaîne d’approvisionnement intégrée. Grâce à la digitalisation, l’entreprise peut gérer et distribuer des médicaments et des dispositifs médicaux en toute sécurité. L’ensemble des opérations sont coordonnées et synchronisées avec un objectif commun : livrer les clients rapidement et sans erreurs.

L’une des caractéristiques que nous apprécions le plus d’Easy WMS est sa capacité à contrôler les processus pour minimiser le risque d’erreur. Avec Easy WMS, nous avons augmenté la productivité de notre entrepôt de 36 %. Le système de gestion est très intuitif et convivial. Les nouveaux arrivants apprennent rapidement à travailler avec Easy WMS.