Les étapes clés d’une expédition de marchandises réussie

L’expédition de marchandises fait partie des fonctions principales de l'entrepôt. Elle a pour objectif d’envoyer les produits commandés dans un parfait état et en respectant les délais de livraison.

Ce processus se divise en plusieurs étapes et opérations qu’il est important que vous suiviez à la lettre pour qu'il se déroule dans de bonnes conditions. Dans notre article, nous passerons en revue les différentes phases de ce procédé et nous vous présenterons quelques stratégies pour les rendre plus efficaces.

Les étapes de l’expédition de marchandises

L'expédition de marchandises correspond aux derniers instants des produits dans les installations de stockage. Voyons de quels sous-processus elle se compose :

1. La planification des livraisons à réaliser

L'expédition de marchandises est extrêmement liée au reste des opérations de l’entrepôt ; c’est pourquoi, la planification joue un rôle très important, à ne surtout pas négliger. Organiser les expéditions quotidiennes signifie :

• Connaître et confirmer les commandes qui seront préparées et expédiées dans la journée.
• Dresser la liste des commandes à préparer.
• Assigner les commandes aux transporteurs et leur indiquer l’heure à laquelle ils devront venir chercher la marchandise.
• Prévoir l'occupation des quais de chargement.
• Calculer l'espace nécessaire de la zone d'entreposage temporaire et des expéditions.

2. La consolidation et le tri des marchandises

Nous avions déjà inclus cette phase dans la procédure de préparation de commandes. Cependant, en raison de sa proximité et de son emplacement dans l'entrepôt, il est possible de considérer qu’elle fait également partie du processus global d'expédition de marchandises.

La consolidation consiste à combiner et regrouper les marchandises provenant de différentes zones de l’entrepôt à un même endroit afin qu’elles soient expédiées. Nous lui réservons généralement un espace au sein de la zone d’expédition.

Cette étape dépend bien évidemment de l’itinéraire de collecte des produits suivi. Si le prélèvement n’a pas été exécuté correctement, les marchandises peuvent rester bloquées dans la zone d’expédition en attendant l’arrivée des références nécessaires à la commande.

3. Le contrôle des documents et le conditionnement

L'expédition de marchandises représente le dernier contact du produit avec l'entrepôt. C'est à ce moment que nous réalisons le contrôle des documents afin d'éviter les erreurs et de veiller à ce que le client reçoive ce qu'il avait commandé.

Pour ce faire, il est nécessaire de vérifier différents papiers (le bon de réception de la commande, le bon de prélèvement, le bon de livraison, la feuille de route, le connaissement, etc.) pour s’assurer que les produits commandés soient bien ceux de la palette ou du colis, et que toutes les informations concordent avec celles du logiciel de gestion d’entrepôt.

D’une part, les opérateurs s’assurent que le poids et le volume de la commande respectent les normes des transporteurs pour procéder à son étiquetage. D'autre part, les marchandises sont emballées ou placées dans des cartons ou des palettes, puis elles sont scellées et filmées.

La personnalisation des commandes, comme le font certains sites e-commerce en utilisant des emballages cadeaux, ou l'assemblage de kits ou de packs, très courant pour les produits en promotion, sont d’autres tâches réalisées lors de cette étape de l'expédition de marchandises.

4. Le chargement des marchandises

Avant même de transférer les commandes vers le camion qui leur correspond, pour que tout soit en ordre, il est nécessaire de :

• Vérifier que le camion qui attend sur le quai soit le bon.
• Placer la marchandise de manière à équilibrer les charges. De plus, il est primordial que le camion soit parfaitement ancré aux quais de chargement. Nous utilisons généralement des engins de manutention tels que les transpalettes ou les chariots élévateurs pour réaliser cette opération qui doit être effectuée avec une extrême prudence.
• Remettre les documents au transporteur pour qu’il les signe.

Il est important que vous gardiez à l'esprit que le processus de chargement et de déchargement comporte des risques pour les travailleurs. Ils peuvent être à l’origine de chutes, bloquer vos opérateurs ou provoquer des accidents liés aux solutions de manutention.

Les caractéristiques de la zone d’expédition en entrepôt

L'emplacement de la zone d'expédition dans l'entrepôt dépend de facteurs tels que : le nombre d’envois, le nombre d'itinéraires traités quotidiennement, le planning de travail, et même l'emplacement du centre (il limite le nombre de quais de chargement ou les oblige à être dans une même zone).

Il est courant d’exécuter l'expédition de marchandises dans la zone de réception, juste à côté des quais, pour que les opérations d'entrée et de sortie puissent alterner leur créneaux horaires. C’est à cet endroit que nous retrouvons la zone de préchargement et de stockage temporaire. Il peut s'agir simplement d’un endroit diaphane où sont placés les paquets et les palettes, ou bien d’un espace où sont installés des convoyeurs à rouleaux afin d’accélérer le chargement.

Stratégies pour optimiser le processus d’expédition de marchandises

Voici quelques bonnes pratiques à appliquer pour organiser votre processus d'expédition de marchandises efficacement :

1. Réalisez votre planning en accord avec votre service de transport

La planification des expéditions de marchandises est toujours plus précise lorsqu’elle est assistée d’un logiciel de gestion d’entrepôt. En effet, cet outil informatique gère et organise une grande quantité d’informations tout en guidant l'équipe lors de l'exécution des tâches.

Un logiciel tel qu’Easy WMS vous aide par exemple à regrouper vos commandes selon :

• Vos itinéraires de livraison.
• Vos types de véhicules.
• Vos clients.
• Le degré de priorité d'expédition.

Vous pourrez configurer toutes ces variables logistiques sur notre logiciel en fonction des caractéristiques de votre stock.

De plus, le logiciel WMS vous permet d'organiser vos commandes de manière statique et dynamique. L'organisation statique est effectuée en début de journée ou de shift de travail et suit des méthodes telles que le wave picking. Avec l'organisation dynamique, le picking et les expéditions sont ajustés au fur et à mesure que les commandes sont reçues.

2. Uniformisez et simplifiez la gestion de vos documents administratifs

Le contrôle et la gestion des documents administratifs fait partie des étapes fondamentales de la procédure d'expédition de marchandises. Elle a pour objectif de supprimer les erreurs. Pour ce faire, vous devrez :

• Ajuster vos normes d’étiquetage et de documentation à celles de votre transporteur : ainsi, vous accélérerez considérablement le processus et le traitement des données. Notez que notre progiciel Easy WMS dispose d’une application de préparation et de gestion des expéditions multi-transporteurs qui permet par exemple, d'imprimer des étiquettes compatibles avec les principales entreprises de transport, et d'attribuer des numéros de suivi aux colis depuis l'entrepôt.
• Utiliser un logiciel WMS et des dispositifs d'assistance automatique : le voice picking permet par exemple d'assembler des palettes ou des cartons avec les deux mains et de valider plus rapidement les paquets. De plus, sachez que le WMS dispose d'une option de double contrôle pour minimiser les erreurs humaines.

3. Évaluez des solutions d’optimisation pour votre processus d’expédition de marchandises

Vous pourrez automatiser l’expédition de vos marchandises grâce à :

• Des convoyeurs que vous installerez dans votre zone de stockage temporaire ou de préchargement : pour accélérer le chargement des camions de palettes, il est courant d’utiliser des convoyeurs à rouleaux dynamiques. Ces types de tapis industriels sont équipés de rouleaux de freinage qui maintiennent une vitesse de glissement constante afin de garantir une bonne stabilité de la charge.

• Des plateformes de chargement et de déchargement automatiques : elles aident à accélérer le processus au maximum, bien qu’il soit nécessaire de disposer de camions compatibles pour les mettre en place. Exemple de ce type d'automatisation : l'entrepôt conçu par Mecalux pour la société Grupo Siro en Espagne.
• L’identification automatisée des marchandises à l'aide d'étiquettes RFID : l’un des principaux avantages de ces capteurs d'identification est qu'ils permettent de lire rapidement les informations liées à chaque unité de charge. L'étiquetage RFID élimine le scannage manuel des produits à l’aide de lecteurs, ce qui améliore le contrôle des produits dans l'entrepôt et vous aide à connaître leur emplacement à n’importe quel instant. Concernant l’expédition de marchandises, les arcs de contrôle situés à côté des quais sont responsables de la validation et de la transmission des informations au logiciel ; les opérateurs n’ont donc plus à réaliser cette tâche.

Il peut être complexe de diviser les opérations d’un centre logistique en différentes catégories étant donné que toutes les activités qui s’y déroulent sont liées. C'est pourquoi, pour que votre processus d’expédition de marchandises soit réalisé dans de bonnes conditions et sans erreur, vous devrez prendre soin de chaque acteur de votre entrepôt. N'hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés : nos experts vous aideront à identifier les points problématiques de votre centre et trouveront les solutions adéquates à vos besoins.