Comment optimiser la gestion des commandes

La gestion des commandes est non seulement l’un des processus clés dans les entrepôts de nombreuses entreprises, mais aussi elle a le plus grand impact sur la satisfaction client.

Vu l’essor de l’e-commerce et de la vente en ligne, les entreprises ambitionnent de maximiser les performances de la gestion des commandes. L’objectif étant de pouvoir préparer, expédier et livrer les produits commandés par les clients dans les meilleurs délais et sans erreurs.

Qu’est-ce que la gestion des commandes ?

La gestion des commandes englobe les activités effectuées dans l’entrepôt de l’achat par le client à la livraison des produits qu’il a commandés. Cela comprend la planification, l’organisation, l’exécution et le contrôle de toutes les opérations liées aux commandes et à leur distribution ultérieure.

Pour réussir la gestion des commandes, les entreprises doivent disposer des produits nécessaires au bon endroit, au bon moment et en quantité suffisante. Comment y parvenir ? L’ensemble des processus de la chaîne d’approvisionnement doivent être parfaitement coordonnés – du choix des bons fournisseurs et transporteurs au contrôle global des stocks.

La gestion des commandes est directement liée à la gestion des stocks. En effet, les entreprises organisent leurs ressources en fonction des besoins futurs et des commandes à préparer. Ainsi, elles doivent assurer les quantités suffisantes de marchandises pour éviter les ruptures de stock pouvant entraîner des retards de livraison.

De même, la gestion des commandes impacte directement le picking. Comment améliorer l’efficacité et la rapidité de ce processus ? En se tournant vers la technologie et la digitalisation, qui contribuent à éliminer les erreurs et à distribuer davantage de commandes en moins de temps.

À l’aide de solutions telles que le système de navettes ou les magasins automatiques pour bacs, par exemple, les entreprises peuvent préparer les commandes suivant le critère du « produit vers l’homme » (en anglais, goods-to-person). Cette méthode de travail permet d’accélérer les tâches de picking par la réduction des déplacements des opérateurs dans l’installation. La gestion des processus, des ressources et de la documentation liée à la préparation des commandes est, quant à elle, optimisée au moyen d’un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) tel que Easy WMS de Mecalux.

Comment gérer les commandes ?

La gestion des commandes comprend différentes phases, de l’achat d’un produit par un client à sa réception dans les conditions demandées.

La première phase est l’achat du produit par le client. Les points de vente doivent donc avoir un stock suffisant pour couvrir la demande. Pour les boutiques en ligne, en plus de la disponibilité des stocks, les méthodes de paiement et les conditions d’expédition doivent être claires et accessibles à l’utilisateur.

La phase suivante se déroule dans l’entrepôt. Avant que les commandes puissent être traitées dans les installations logistiques, une notification préalable de la vente doit être reçue. Lorsque le client passe commande, le progiciel de gestion intégré (ERP) doit notifier les articles demandés au logiciel de gestion d’entrepôt. Ce dernier lance alors l’opération et transmet les instructions précises pour composer la commande.

Concernant le picking, il peut être réalisé soit suivant la méthode du produit vers l’homme (c’est-à-dire que les équipements de manutention automatisés, tels que les convoyeurs pour bacs, amènent les marchandises aux opérateurs situés à la station de picking), soit suivant le critère de l’homme vers le produit (où l’opérateur parcourt l’entrepôt pour récupérer les articles nécessaires et les déplacer vers la zone de consolidation). Une modalité plus avancée est le picking automatisé, où un bras robotisé industriel manipule les marchandises en toute autonomie.

Vient après le conditionnement et emballage des produits avant que le transporteur puisse les récupérer et les livrer au client.

Enfin, la gestion des commandes prévoit la gestion des retours éventuels (c’est-à-dire la logistique inverse). L’opérateur examine l’état des articles retournés à l’entrepôt puis décide, conformément à la politique de retour, comment procéder : remise en vente, reconditionnement ou réparation.

La gestion des commandes au sein de l’entreprise nécessite une coordination entre différents services et acteurs. Il ne s’agit pas d’un processus isolé, mais d’un processus coordonné et global dont l’objectif est que le client reçoit sa commande. Chaque acteur ou service a un rôle à jouer : les achats, l’entrepôt, les fournisseurs, les transporteurs.

Dans quelle mesure la gestion des commandes est-elle importante ?

La gestion des commandes influence tous les processus de la chaîne d’approvisionnement et joue un rôle déterminant dans le succès de toute entreprise.

La bonne organisation de la préparation et de l’expédition des commandes est essentielle pour de nombreuses entreprises, notamment en raison de l’expansion qui connaît actuellement l’omnicanalité. Car le client s’attend à une bonne expérience d’achat et à être livré au plus vite, quel que soit le canal utilisé.

Pour améliorer leur image de marque auprès du consommateur, les entreprises doivent garantir la qualité de leur service logistique et la gestion optimale des commandes. Leur priorité étant de veiller à ce que les produits soient livrés à l’endroit et dans les délais convenus, répondant ainsi aux attentes du client. Il en résulte un renforcement de la relation commerciale.

La gestion des commandes conduit également à l’optimisation des ressources. Une coordination efficace des processus logistiques, de la réception et la mise en stock à la distribution des marchandises, permet aux entreprises de réduire les coûts et d’éviter les situations de rupture de stock ou de surstockage.

L’importance de la gestion des commandes réside aussi dans son impact sur la planification. En effet, une répartition optimale des marchandises dans l’entrepôt contribue à une gestion plus rationnelle de l’approvisionnement et à la possibilité de programmer les expéditions à l’avance. Une anticipation minutieuse se traduit par une capacité à répondre plus rapidement aux exigences du marché.

Comment améliorer la gestion des commandes ?

Il existe différentes stratégies et pratiques pour optimiser la gestion des commandes :

• Automatisation et digitalisation. La technologie accroît l’efficacité et réduit les risques d’erreur. Les systèmes de gestion d’entrepôt, par exemple, assurent un suivi précis et en temps du processus de préparation et d’expédition des commandes de bout en bout.
• Contrôle des stocks. Le fait d’avoir les bons produits en stock signifie que le client recevra sa commande à temps. Le niveau de stock nécessaire dans l’entrepôt est calculé conformément à la planification de la demande, c’est-à-dire en fonction des ventes prévisionnelles.
• Optimisation des opérations. Plusieurs mesures peuvent être mises en œuvre, y compris le raccourcissement des itinéraires des opérateurs dans l’entrepôt pour récupérer les articles ou la génération automatisée des étiquettes. Les commandes peuvent ainsi être préparées et distribuées plus rapidement.
• Amélioration de la communication. Une gestion des commandes réussie implique une coordination parfaite de tous les acteurs de la chaîne d’approvisionnement. Le logiciel de gestion d’entrepôt doit s’intégrer à l’ERP pour organiser les tâches de préparation des commandes et de réapprovisionnement. Il doit également communiquer avec le logiciel du transporteur pour faciliter et accélérer la distribution des marchandises.
• Évaluation des fournisseurs. Collaborer avec des fournisseurs fiables et compétents est essentiel pour une bonne gestion des commandes. Les entreprises construisent des relations solides avec les fournisseurs et les transporteurs en vue de garantir des livraisons à temps et un flux continu de produits.

La gestion des commandes ou le client comme priorité

Une réflexion approfondie sur les besoins des clients contribue à assurer une gestion des commandes plus efficace dans le long terme, ce qui implique une efficience globale accrue de l’entreprise. En mettant le client au centre des décisions, l’organisation des processus de gestion des commandes peut être optimisée.

À l’aide de la digitalisation, les entreprises peuvent maîtriser l’ensemble du processus de préparation et d’expédition des commandes. En détectant les inefficacités, elles peuvent effectuer des changements visant à stimuler la productivité de la préparation et distribution des commandes.

Chez Mecalux, nous développons des solutions logicielles pour améliorer la chaîne d’approvisionnement de tous les types d’entreprises. Avec Easy WMS, elles peuvent optimiser la gestion des commandes et dynamiser la préparation et la distribution. Contactez-nous pour en savoir plus sur les avantages de notre logiciel et pour découvrir comment il peut répondre à n’importe quelle exigence logistique.