L’inventaire périodique : comptage fréquent des stocks pour plus de précision

L’inventaire périodique est l’une des méthodes les plus courantes de dresser l’inventaire. Il permet de contrôler les marchandises stockées, et il a une fréquence mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.

L’inventaire périodique reste un inventaire physique, c’est-à-dire une opération manuelle où les opérateurs parcourent l’entrepôt pour compter, un par un, les produits stockés sur les rayonnages. Pour cette raison, il doit être parfaitement planifié afin de l’exécuter rapidement et sans erreur.

Dans cet article, nous examinons les avantages et les inconvénients de cette opération, ainsi que ses différences par rapport à d’autres méthodes telles que l’inventaire permanent.

Qu’est-ce que l’inventaire périodique ?

L’inventaire périodique est un contrôle des stocks effectué manuellement de temps à autre, généralement plusieurs fois par an. Il consiste à faire un comptage des emplacements de l’entrepôt pour déterminer avec précision la quantité de marchandises stockées à une date donnée.

Les marchandises sont l’un des actifs majeurs de toute entreprise. Par conséquent, un contrôle strict des stocks et le dressage de l’inventaire sont des priorités. L’objectif principal étant d’éviter les ruptures de stock susceptibles d’entraîner des retards de livraison des commandes ou, à défaut, un surstockage entraînant des coûts supplémentaires.

Pour que l’inventaire périodique soit efficace, les dates exactes du comptage doivent être fixées à l’avance. Cela permet aux opérateurs de s’organiser pour l’effectuer correctement. Généralement, et pour éviter d’entraver d’autres processus, il est préférable de donner priorité aux périodes de baisse d’activité.

Avantages et inconvénients de l’inventaire périodique

Comme déjà évoqué, l’inventaire périodique est un inventaire physique qui a lieu régulièrement.

L’un de ses avantages est qu’aucun dispositif informatique n’est nécessaire pour enregistrer les données. L’opérateur n’a besoin que d’un crayon et de papier pour noter la quantité d’articles en stock (dans les petits entrepôts, l’inventaire est tenu via une feuille Excel, bien que ce ne soit pas une bonne pratique).

De même, le fait de parcourir l’ensemble de l’entrepôt en comptant les articles stockés permet à l’opérateur de faire une vérification visuelle du bon état des produits.

Enfin, il est possible de comparer le stock physique avec le stock enregistré sur l’inventaire théorique ou comptable, c’est-à-dire celui géré par le logiciel de gestion d’entrepôt ou par l’ERP.

Cependant, le principal inconvénient de l’inventaire physique est que, ce processus étant manuel, il présente un risque d’erreur élevé. Il est donc plus pratique pour les petites entreprises gérant un petit catalogue de produits dont la valeur unitaire est faible.

Il convient d’ajouter que ce processus est chronophage et demande l’immobilisation des ressources. Pour que cette opération soit réalisée de façon optimale, l’activité de l’entrepôt doit être arrêtée totalement ou partiellement, tout en sachant que le comptage des produits à chaque emplacement prend plusieurs heures.

De même, l’inventaire périodique ne fournit qu’une photographie du statut de l’entrepôt à des points précis dans l’année, vous ne disposez donc pas d’informations en temps réel, et les écarts sont probables.

Inventaire annuel vs inventaire périodique

Quand faut-il dresser l’inventaire ? Bien qu’il n’y ait pas d’obligation temporelle de dresser l’inventaire (cela dépend de l’organisation interne de chaque entreprise), il est conseillé de le faire au moins une fois par an. Dans le cas contraire, d’importants écarts entre l’inventaire comptable et physique, ainsi que des ruptures de stock récurrentes, risquent de se produire.

Comme son nom l’indique, l’inventaire annuel est réalisé une seule fois par an. La procédure de base reste la même : l’opérateur parcourt l’entrepôt en comptant les stocks.

L’avantage de l’inventaire périodique par rapport à l’inventaire annuel est que les informations sont actualisées plusieurs fois dans l’année (plus l’inventaire est fréquent, plus la précision est grande). Cependant, comme déjà évoqué, il s’agit d’une opération chronophage et consommant des ressources, surtout lorsqu’elle est réalisée plusieurs fois dans l’année.

Pour cette raison, certaines entreprises choisissent l’inventaire périodique à l’annuel, d’autant plus si des problèmes de stock mettent en évidence l’insuffisance d’un seul comptage par an.

L’inventaire cyclique vs l’inventaire périodique

L’inventaire cyclique consiste à compter périodiquement des références regroupées, plutôt qu’à compter l’ensemble des stocks d’un seul coup.

Si l’inventaire cyclique est choisi, le comptage des articles doit être organisée à l’avance. Par exemple, les produits à plus forte rotation ou à plus grande valeur seront comptés plus fréquemment. Cet inventaire peut également être organisé par zones, par types de produits, etc.

Un temps limité est ainsi consacré à cette tâche, effectuée chaque jour ou tous les quelques jours. Cela évite d’arrêter l’activité de l’entreprise, comme c’est le cas avec l’inventaire périodique ou l’annuel. De même, le stock des produits à plus grande valeur ou à plus forte rotation est maintenu à jour.

L’impact de l’inventaire cyclique sur l’activité de l’entreprise étant plus faible, et les principales références étant actualisée, cette modalité pourrait sembler plus appropriée que l’inventaire périodique. Cependant, sa planification risque d’être inutilement complexe dans les entrepôts gérant une gamme de produits relativement petite. Aussi, contrairement à l’inventaire périodique, il n’y a pas de photographie complète de l’état de l’ensemble de l’entrepôt à un moment donné.

L’inventaire permanent vs l’inventaire périodique

L’inventaire périodique est insuffisant pour les entreprises gérant un grand catalogue de produits. Elles ont plutôt besoin de tenir un inventaire permanent afin de pouvoir connaître le statut de leurs stocks à tout moment.

L’inventaire permanent est un enregistrement en temps réel des opérations ayant lieu dans l’entrepôt : réception, stockage, préparation des commandes, expédition, etc.).

Pour le mener à bien, un logiciel de gestion d’entrepôt tel qu’Easy WMS de Mecalux est nécessaire. Ce logiciel surveille et pilote tous les processus de l’installation. Pour cela, il identifie les articles dès leur arrivée à l’entrepôt (au moyen de lecteurs codes-barres ou à l’aide d’ étiquettes RFID) et leur attribue un emplacement, sur la base de différents paramètres. Ensuite, il transmet aux opérateurs des instructions précises sur les opérations à faire avec chaque produit.

De l’inventaire périodique à l’inventaire permanent

Un inventaire périodique est un moyen de contrôler les stocks à un moment donné. Comme vu précédemment, c’est une opération très utile pour certaines entreprises, notamment celles gérant peu de références. Cependant, d’autres entreprises nécessitent de connaître le statut de leurs stocks en temps réel, afin de mettre en place des améliorations et de fournir un service sans délai.

Dans tous les cas, il est recommandé de disposer d’un logiciel de gestion d’entrepôt. D’une part, pour contrôler strictement les marchandises et, d’autre part, optimiser l’inventaire physique.

L’installation d’un WMS tel qu’Easy WMS est plus simple qu’il n’y paraît. C’est aussi et surtout, un logiciel très intuitif qui facilite le travail des opérateurs. De cette façon, après sa mise en œuvre, le contrôle précis de l’entrepôt est rapidement. Contactez-nous et découvrez comment Easy WMS peut vous aider à dresser efficacement votre inventaire et développer votre activité.