L'organigramme de l'entrepôt : les différents rôles et leurs fonctions

Dans le cadre de la gestion d'un entrepôt, un des aspects les plus importants concerne les compétences et l'organisation du personnel chargé des processus quotidiens de réception, de stockage et d'expédition des marchandises. Comment le personnel est-il organisé ?

Qu’est-ce que l’organigramme de l’entrepôt ?

L'organigramme de l'entrepôt est la représentation graphique de sa structure. Il affiche généralement les noms, les rôles et les responsabilités des personnes qui y travaillent, ainsi qu'un schéma de leurs relations hiérarchiques. Il permet également de visualiser, de manière claire et ordonnée, comment les rôles et les activités sont organisées au sein de l'entrepôt.

Selon l'Institut des Sciences et de l'Innovation en Génie Mécanique et Génie Industriel (INEGI), les entrepôts et leur gestion sont devenus des éléments décisifs pour la chaîne d'approvisionnement et pour les résultats commerciaux. Les rôles liés aux installations logistiques ont donc une plus grande responsabilité et autonomie. En effet, quasiment toutes les entreprises disposent d’un entrepôt, quel que soit son type, sa taille, son degré d'adoption de la technologie ou sa complexité.

Comment l’organigramme de l’entrepôt a-t-il évolué ces dernières années ?

L’essor des ventes en ligne a provoqué la transformation des entrepôts pour faire face à des livraisons toujours plus rapides et flexibles tout en empêchant une montée en flèche des coûts, souvent à l'aide de l'automatisation.

Les attentes des clients en matière de qualité de service sont toujours plus fortes et la préparation de commandes connaît un haut degré de personnalisation. Dans un contexte de transformation, l'entrepôt, son organigramme et son optimisation jouent un rôle déterminant pour la réussite des opérations commerciales.

Quel est l’impact de l’organigramme de l'entrepôt sur sa gestion ?

Traditionnellement, la gestion des entrepôts dépend de départements regroupant également d'autres fonctions et employés, tels que les achats, la production ou la logistique. Mais elle peut occuper une place préférentielle dans les organisations dont les activités principales sont liées au stockage, comme c'est le cas des prestataires logistiques. Dans d'autres types d'entreprises, elle peut également être positionnée plus bas dans la hiérarchie.

L'organigramme de l'entrepôt peut influer sur sa gestion de plusieurs façons :

• Définition des responsabilités
• Coordination des activités
• Optimisation des processus
• Communication interne améliorée

Que faut-il prendre en compte lors de l’élaboration de l’organigramme de l’entrepôt ?

Il n’existe pas de modèle organisationnel unique applicable à toutes les entreprises. La structure adéquate à chaque entreprise est celle qui lui permettra de réaliser ses objectifs avec les ressources matérielles et humaines existantes ou à ajouter. Un bon organigramme d’entrepôt repose sur la définition des fonctions à réaliser, la conception des postes de travail, leur regroupement et l’établissement des relations entre eux.

Quelles responsables et rôles faut-il prévoir dans l'organigramme ?

Pour établir l'organigramme de l'entrepôt, on peut se baser sur la gestion des processus logistiques et désigner une personne en charge de chacun d'entre eux. Ainsi, une personne responsable de l'entrepôt occuperait le poste associé à une prise de décision plus importante, tandis que les responsables des sous-processus, à savoir la réception, le stockage et le flux de marchandises, occuperaient le poste de niveau hiérarchique suivant.

• Responsable des réceptions. Se charge de surveiller les procédures d'entrée des marchandises, depuis leur réception jusqu'à leur transfert vers la zone de stockage. Cela implique d'attribuer ou de scanner un code d'identification ou une puce RFID sur les articles, qui est souvent intégré. De cette manière, et à l'aide d'un logiciel de gestion d'entrepôt, une visibilité complète sur tous les produits existants dans l'installation est possible.
• Responsable du stockage. Se charge de déposer les marchandises aux emplacements optimaux, soit manuellement, soit à l'aide d'un outil de gestion. L'attribution peut être prédéterminée ou aléatoire.
• Responsable des flux de marchandises. Veille sur le respect des règles de transfert de marchandises, qu'il s'agisse des déplacements internes ou des expéditions. Cette personne connaît les méthodes de manutention applicables à chaque opération et dirige ces dernières. Elle contrôle également la préparation des commandes et l'approvisionnement des lignes de production en matériaux.
• Responsable d'entrepôt. Supervise et coordonne les autres opérations. Ses fonctions comprennent les relations avec les fournisseurs, diriger ses équipes, les relations avec le service d'achats, la détection des besoins en matériaux, la préparation des rapports et les relances. Ce rôle doit également rester à jour concernant tous les maillons de la chaîne d'approvisionnement de son entreprise, et doit pallier aux éventuelles inefficacités des processus.

Toutes ces missions, propres à tout entrepôt, peuvent être réparties entre un supérieur et trois postes intermédiaires, par exemple. Mais elles peuvent aussi être assurées par une seule personne, deux employés, ou selon toute autre configuration. Une autre possibilité consiste à distribuer le travail de l'installation par zones, en fonction de la température, de la destination finale des marchandises ou d'autres critères.

L'objectif ultime de l'organigramme de l'entrepôt est de permettre une circulation optimale des informations, des produits et des matières premières au sein de cette partie de l'organisation. Sa structure dépend finalement des besoins et des spécificités de l'entreprise.

La propreté et l'ordre de l'installation sont d'autres responsabilités à ne pas négliger. En effet, non seulement les normes de santé et de sécurité au travail seront respectées, mais aussi l'environnement de travail sera plus sûr, plus sain et plus agréable.

Adaptez votre entrepôt à son organigramme

L'élaboration de l’organigramme de l’entrepôt, ainsi que la répartition des fonctions entre les employés et les managers, sont essentielles à une logistique réussie. Bien qu'il n'existe pas de modèle organisationnel unique applicable à toutes les entreprises, il convient de considérer cet outil et de créer son propre organigramme pour optimiser les processus, coordonner les activités et améliorer la communication interne.

Cependant, outre l'élaboration d'un organigramme, le fait de disposer d'une installation moderne et automatisée, adaptée au volume de travail, est aussi essentiel pour alimenter les lignes de production ou pour répondre efficacement aux attentes du client ou aux expéditions.

L'automatisation et la digitalisation de la chaîne d'approvisionnement contribuent à la réussite de la logistique commerciale. Chez Mecalux, nous développons des solutions de stockage robotisées et de gestion conçues pour améliorer l'efficacité de tout type de centre logistique, et nous fabriquons nos propres rayonnages depuis 1966. Pour en savoir plus sur la façon de dynamiser le travail de votre personnel d’entrepôt, contactez-nous.